Når du har oprettet en filstruktur til håndtering af foreningens dokumenter kan du vælge at vise dele af den på hjemmesiden. Har man f.eks. oprettet et intranet for bestyrelsen, hvor kun bestyrelsesmedlemmer kan se alt indhold som ligger i det menupunkt, kan man oprette en side, hvor der bliver givet direkte tilgang til den del af filstrukturen, som bestyrelsen har brug for at kunne arbejde med.
De rettigheder som udvalgte medlemmer har fået tildelt gælder også bruges, når man vælger at indsætte filstrukturen på en side og give nem adgang til udvalgte filer direkte på hjemmesiden. Dermed kan du indsætte filstrukturen på en side og pga. de rettigheder, som der ligger på mapper i roden og undermapper, vil medlemmerne i foreningen potentielt se en forskellig udgave af den, alt efter hvilke rettigheder de hold/etiketter, de tilhører, har fået tildelt.
Indsæt sideelementet "Filer" på en side
På listen over sideelementer findes et som hedder "Filer" (læs mere om sideelementer her) og ved hjælp af dét, kan du indsætte filstrukturen på sider på hjemmesiden.
Åben siden for redigering og klik på det felt, hvor du vil have indsat filstrukturen. Klik på den blå knap for at tilføje et nyt element og vælg "Filer" fra listen over mulige sideelementer.
Klik herefter på feltet igen for at åbne det for redigering, så du kan indtaste indstillingerne.
.png)
Giv sideelementet en overskrift og vælg derefter på listen, hvor delingen af filstrukturen skal starte fra. Den mappe som du vælger vil blive indsat som starten på filstrukturen på siden og alle dens undermapper vil også kunne ses - af de medlemmer som har læserettigheder til mapperne.
.png)
Du kan også vælge at give filstrukturen en baggrundsfarve ved at vælge et farvetema til den. Klik herefter på "Ok" knappen under sideelementet og gem hele siden ved at klikke på den grønne "Gem" knap øverst eller nederst på siden.
Når filstrukturen er indsat på en side, vil det så sådan her ud:
.png)
Medlemmer som har fået tildelt skriverettigheder vil kunne arbejde med filstrukturen direkte på siden. Dvs. de kan oprette mapper, uploade nye dokumenter i mapperne og alt dét, som de ville kunne, hvis de tilgik filstrukturen via den sorte administrationsmenu. Medlemmer som kun har læserettigheder til filstrukturen, vil ikke kunne oprette mapper og uploade nye dokumenter. De kan kun åbne mapperne og filerne og se dem på skærmen.
Filstruktur på bestyrelses intranet
Hvis bestyrelsens medlemmer ikke alle har administratorrettigheder i systemet, er det en god ide at indsætte den del af filstrukturen på bestyrelsesintranettet som bestyrelsen skal kunne se og arbejde med. Det kunne f.eks. gøres lige under bestyrelsesoversigten som alle medlemmer kan se, men de vil ikke kunne se filstrukturen, hvis det kun er bestyrelsesmedlemmer som har læserettigheder til den.
Har man ikke ret til at se filstrukturen, vil siden se således ud:
Vil du gerne sikre, at almindelige medlemmer slet ikke ser noget af filstrukturen som bestyrelsen arbejder med, skal du indsætte den på en ny side og når du tilføjer siden til menustrukturen, skal du sætte dens 'synlighed' til "Medlemmer" og derefter vælge etiketten "Bestyrelsen". Dermed vil kun bestyrelsen kunne se siden, hvor filstrukturen ligger på. Ligger du den nye siden ind under et topmenupunkt som i forvejen kun kan ses af bestyrelsen, er det ikke nødvendigt også at sætte en synlighedsbegrænsning på siden, da begrænsningen fra topmenupunktet nedarves til alle sider som ligger under det.
På samme måde kan du oprette topmenupunkter som kun er for foreningens trænere eller for de forskellige hold i foreningen, og hvor indholdet på siderne kun kan ses af medlemmer med de rette hold/etiketter - og dermed også en indsat filstruktur. Læs mere om, hvordan du sætter hjemmesidens menu op her.
Indsæt links på sider til filer som ligger i filstrukturen
De filer som ligger i foreningens filstruktur kan man oprette interne links til fra siderne på hjemmesiden. Sådan så du kan åbne en bestemt Word eller PDF fil direkte fra en side. Læs mere om interne links her.
Du kan også indsætte de fotos, som ligger i filstrukturen i tekstfelter på sider (læs hvordan her). Men du behøver ikke uploade de fotos som du gerne vil bruge i billedgallerier på hjemmesiden i filstrukturen - de fungerer på en anden måde.
Når du vælger at indsætte links til filer eller indsætte fotos i tekstfelter på hjemmesidens sider, vil det være foreningens filstruktur, som du åbner i de to tilfælde. Du kan også uploade dokumenter og fotos i filstrukturen samtidig med, at du opretter et link til dem fra et tekstfelt. Vinduet som åbner med foreningens filstruktur i har nemlig også den blå upload-knap i højre hjørne. Dermed sparer du en arbejdsgang og tid, når du arbejder med sider, som skal have fotos eller interne links til dokumenter indsat.
