Skal du oprette en ny manuel opkrævning, skal du klikke på den grønne "Opret ny opkrævning" knap ovenover administrationslisten.
Derefter skal du udfylde skabelonen med de nødvendige data for din opkrævning.
Indtast først et navn på opkrævningen. Det vil fremgå af administrationslisten og hvis du allerede har mange andre opkrævninger liggende, er det en god ide, at navnet er sigende, så du kan genkende den igen - eller så andre kan regne ud, hvad den drejer sig om, hvis i er flere i foreningen som arbejder med kontingentopkrævninger. Navnet vil ikke fremgå på fakturaen til medlemmerne.
I feltet "Faktura tekst" kan du skrive en tekst til de medlemmer som får en regning med den opkrævning, du er ved at oprette. Denne tekst kommer nemlig til at stå lige over kontingenterne på fakturaen for denne opkrævning. Der kunne f.eks. stå "kontingent for vintersæson 2015" eller anden info i gerne vil give jeres medlemmer.
Der skal vælges en "Regningsansvarlig" - feltet er påkrævet. Man kan vælge f.eks. foreningens kasserer her, eller en anden relevant ansvarlig for opkrævningen. Vedkomne vil stå som kontaktperson på fakturaen som sendes ud til medlemmerne. Hvis i ikke vil have, at medlemmerne skal kunne rette henvendelse ifb. med fakturaen, så bør i oprette et fiktik medlem uden e-mail, der kan indsættes her.
Derudover får du to valgmuligheder omkring bogføring og udsendelse af regninger ved kørsel af den manuelle opkrævning.
Markerer du "Bogfør faktura ved kørsel" (kun relevant, hvis finansmodulet er aktivt), betyder det, at systemet automatisk vil bogføre kontingenterne for dig, mens kontingentopkrævningen køres. Dette kan spare kassereren for en masse tid. Alternativt kan man bogføre fakturaer fra fakturalisten.
OBS! Mange vælger IKKE at markere denne, da det giver mere fleksibilitet, hvis medlemmer f.eks. skal have afslag på regningen, har fået en ved en fejl osv. Hvis den bogføres under kørsel, skal der laves kreditnota og en ny regning. Men det er op til jer, hvordan det skal køres. Som standard er denne ikke tilvalgt.
Markerer du "Send IKKE faktura ud ved kørsel" betyder det, at regningerne kun skal laves og IKKE sendes ud ved kørsel. Denne anvendes typisk, hvis man gerne vil tilpasse regningerne individuelt, før disse sendes ud. Er som standard sat til at sende ud ved kørsel.
I nederste halvdel af skabelonen angiver du, hvem der skal have en regning/faktura tilsendt med opkrævning af kontingent.
Først skal du angive opkrævningstypen. Der er tre valgmuligheder på drop down listen:
Derefter skal du vælge hvilke hold/etiketter som skal opkræves kontingent. Klik på "Vælg" knappen og vælg dem på listen som du vil opkræve fra i denne kørsel. Hvis der er nogen etiketter som skal undlades i din kørsel, kan du vælge dem under "Undlad medlemmer med etikette". Det kunne f.eks. være trænere, som der skal opkræves kontingent fra på anden vis.
Som sidste punkt, kan i vælge at systemet automatisk skal blokere jeres medlemmer, indtil de har betalt deres kontingent. De vil så ikke kunne logge på systemet, før regningen er markeret som betalt. Hvis dette afkrydsningsfelt ikke markeres, bliver medlemmerne ikke blokeret.
OBS! Det er vigtigt, at de medlemsskaber, der opkræves har en gyldig pris af typen "Opkrævning", da det er den pris, der hentes ifb. med kørsel af kontingentopkrævningen. Har foreningens hold, som i kører en opkrævning på, ikke en gyldig pris af typen "Opkrævning", vil der ikke blive opkrævet noget kontingent. Det er typisk problemet, hvis du får en tom liste ved kørsel af opkrævningen. Læs mere om, hvordan du opretter priser for hold her.
Tryk herefter på "Gem" knappen for at gemme din opkrævning. Så bliver du sendt tilbage til administrationslisten for manuelle opkrævninger, hvor du kan se den opkrævning, du lige har oprettet.
Når du har oprettet en opkrævning - eller tilpasset en eksisterende - kan du trykke på tandhjulet i højre side af oversigten og vælge "Kør opkrævning". Derefter genererer systemet en liste med alle de opkrævninger som vil blive sendt ud, når du klikker på knappen "Fakturér og send" nederst på siden med listen. Der bliver altså IKKE sendt nogle regninger afsted ved at sætte en kørsel i gang!
Du kan nu bruge listen til at tjekke, om der er nogen fejl, før regningerne sendes afsted. Finder du fejl på listen, trykker du bare på "Tilbage" knappen, for at komme ud af listen, uden at sende regninger, så du kan rette fejlen og derefter lave en ny kørsel for at se resultatet, inden du sender regningerne afsted.
På listen kan du se alle de medlemmer, som vil blive afkrævet kontingent og følgende felter som betyder:
Fakturadato
I bunden af listen kan du sætte faktura datoen. Som udgangspunkt er dags dato indsat. Fakturadatoen samt den "kredit" i har sat op under "Økonomi" / "Indstillinger" er afgørende for, hvornår regningen senest skal betales. Systemet lægger selv det antal dage i har angivet i "kredit" oven i fakturadatoen, og det resultat vil blive angivet som "seneste betalingsfrist" på regningen.
Fejlhåndtering
Er der fejl i priserne, skal du åbne administrationssiden for det hold eller den etikette, som fejlen optræder hos og gå i prisindstillinger for holdet/etiketten og indsætte den rigtige pris dér. Herefter kan du lave en ny kørsel og så skulle priserne være rigtige.
Mangler der opkrævning af enkelte hold's kontingent på listen, er det højst sandsynligt fordi, at der ikke er sat nogen pris på det hold/etikette som mangler. Dvs. åbner du prisindstillingerne for holdet/etiketten som mangler og angiver en pris, så vil holdet/etiketten være på listen, når du efterfølgende laver en ny kørsel. Læs mere om, hvordan du opretter og retter priser for hold her.
Ser alt korrekt ud, så klik på 
for at generere regningerne og sende dem ud til medlemmerne.
Du kan nu se hvilke regninger, der er genereret på fakturaoversigten for opkrævningen.
Når du har sendt en kørsel afsted - altså faktureret og sendt regninger til foreningens medlemmer, vil denne herefter kunne ses på fakturaoversigten.
Den finder du ved at vælge "Økonomi" og "Fakturaoversigt" fra den sorte administrationsmenu:
Du kan bruge fakturaoversigten til at tjekke forskellige ting, for den giver dig et godt overblik over, om dine regningers status. Og skal også bruges når du afstemmer/bogfører foreningens opkrævninger.
OBS! E-mails sendes ud i baggrunden, når i har kørt en opkrævning. Derfor kan der gå alt fra ét minut til 30 minutter, alt efter hvor mange regninger, der er sendt afsted, før listen giver et retvisende billede.
Det der er specielt for fakturalisten for en opkrævning er, at den kun viser de fakturaer, der er genereret for den specifikke opkrævning, og så har du mulighed for at filtrere på de enkelte kørsler, der er kørt for opkrævningen.
Knapperne over fakturaoversigten giver mulighed for at filtrere på mange måder. Du kan vælge kun at se alle 'ubetalte' eller 'betalte' regninger eller alle regninger som blev afvist af eller ikke sendt til medlemmer. Og du kan frasortere andre kørsler end den du lige har kørt igennem. Eller sortere på kontingenter for specifikke hold vha. "Produkter" knappen. Læs mere om alle mulighederne du har via fakturaoversigten her.
Konvelutterne viser dig status på regningen
Når du har kørt en opkrævning, sendes regningerne ud (hvis dette ikke er fravalgt) på kørslen. Den lille konvolut, du ser i fakturalisten indikerer om medlemmet har modtaget regningen. Her er de forskellige stadier:
regningen er modtaget, hold mus over konvolut for at se om medlem har åbnet og evt. klikket på regningen.
regningen er ikke sendt. Kan skyldes at medlemmet ikke har en e-mail eller at opkrævningen er sat op til ikke at sende ud ved opkrævning.
regningen kunne ikke leveres. Medlem har ugyldig e-mail eller markeret mails fra MemberLink systemet som Spam i vedkomnes inbox. For hurtigt at tjekke e-mail adressen, kan du ud for regningen klikke på tandhjulet og vælge "Ændre kontaktinfo og gensend:
Det er til tilfældet, at du gerne hurtig vil se, om e-mail adressen er indtastet forkert og ændre den og sende igen herefter.
De medlemmer som har en 
eller en har ikke modtaget opkrævningen/regningen, og der kan være behov for at give dem regningen på papir.
Læs mere om, hvordan du printer regninger og så de kan sendes med alm. post til medlemmer uden e-mail her.
Vil du gerne vide mere om, hvordan du bruger fakturalisten til at afstemme indbetalinger, så læs mere her.
