Har i jeres medlemmers informationer i en Excel fil, kan disse nemt hentes ind i medlemsdatabasen i MemberLink.
Selve Excel filen skal dog have en specifik struktur for, at importen kommer til at lykkes. Den bedste måde at få strukturen på, er ved at lave en eksport af medlemmerne til Excel - så i får en Excel fil at arbejde videre på. Alternativt kan i hente en Excel skabelon ned ved at klikke her.
OBS! Overskrifterne i kolonnerne skal være præcis som de er angivet i skabelonen, ellers lykkes importen af data ikke. Og datoer skal separeres med bindestreger, eks. 01-01-1997.
For at importere medlemmer fra Excel, skal du vælge "Medlemmer" og "Importér medlemmer" fra den sorte administrationsmenu:
Her klikker du på "Vælg fil" for at hente Excel filen med jeres medlemsdata på din PC. Når filen er valgt, hentes medlemmernes data fra Excel og ind i listen på skærmen. Du kan nu tjekke om det ser rigtigt ud, før du går videre til sidste trin i importen.
For at indlæse alle, vælg "Importér alle" fra menuen, der dukker op, når du klikker på knappen med tandhjulet. Findes nogle af medlemmerne på din liste allerede i systemet og kan systemet genkende dem, vil de blive markeret i kolonnen "Findes". Du kan i sådan et tilfælde vælge at "Importere alle som ikke findes" fra menuen. Så bliver de medlemmer som allerede findes én gang ikke oprettet en gang til.
Vil du kun importere nogle af medlemmerne på listen, kan du importere udvalgte ved at vælg "Importér valgte" på menuen, der dukker op, når du klikker på knappen med fluebenet. Du skal så have sat flueben i afkrydsningsfelterne ud for de medlemmer som du vil importere på denne måde først.
.png)
Som standard sætter systemet kodeord for nye medlemmer til deres fødselsdato f.eks. 120486, hvis de er født 12. april 1986. Men hvis du gerne vil sætte kodeordet til en specifik værdi, så kan lave en ny kolonne i Excel filen, der skal hedde "Kodeord". Og dermed bestemme kodeordet for hver enkelt medlem i denne kolonne.
Hvis du gerne vil hente medlemmers tilhørsforhold ind, kan dette gøres ved at skrive navnet på holdet i kolonnen "Etiketter tildelt". Navnet skal passe 100% med navnet, der er oprettet under "Hold / Etiketter" og skal medlemmet tildeles flere, skal disse adskilles med "," (komma).
Har du brug for at importere data på eksisterende medlemmer - fordi der skal rettes i eksisterende data eller fordi i har oprettet nye kolonner i systemet som der skal fyldes data i - så findes der en separat import funktion til denne handling.
Fra den sorte administrationsmenu vælges "Medlemmer" og "Importér medlemsdata":
.png)
Her klikker du på "Vælg Excel" knappen og henter filen på den PC og herefter skal du vælge, hvilke data som skal importeres.
OBS! som udgangspunkt skal "Medlemsnummer" altid vælges, så systemet kan placere de næste data, du vælger hos de rette medlemmer. Åben listen under "Medlemsnummer" feltet og vælg medlemsnummer på den, så systemet ved, at de to matcher hinanden.
Herefter vælger du den kolonne med data fra din Excel fil som indeholder ny data - og matcher den med det tilsvarende navn fra drop down listen under feltet. Har du mange kolonner med data i din Excel fil, kan det ske, at du skal scrolle et godt stykke til højre, for at finde de data fra din fil, som du vil importere til eksisterende medlemmer.
Når du har valgt et match fra listerne til de felter som du vil importere, klikker du på "Importér" knappen. Så vil kun de data som du har matchet op med drop down listerne nu blive importere i systemet.
Gå til medlemslisten og tjek om dine nye data er kommet med ind - hvis du har valgt at vise de kolonner som dit nye data står i på oversigten, vil du kunne se det nye data direkte i oversigten med foreningens medlemmer.
Sådan her kunne match af ny data med kolonnenavne på drop down listerne se ud:
I de kolonner, hvor der står der "Vælg destination", vil data fra filen ikke blive importeret i systemet. Det sker kun for de data, hvor man vælger et match på listen.
